Управление дистанционными командами. Советы от руководителя проектного отдела Fusion Tech

Пандемия официально завершилась, а возвращаться в офис многие сотрудники по-прежнему не спешат. Во времена ограничений мы выработали некий “иммунитет” к удаленке и настроили под него все процессы в компании. Преимущества такого формата очевидны – гибкость в организации времени и возможность приносить пользу, не выходя из дома. Около 25 % сотрудников Fusion Tech до сих пор предпочитают работать в расслабленной обстановке с пледом и кошкой под боком. Еще столько же выбирают гибридный формат. Несмотря на существенные плюсы, с удаленным форматом работы сложнее “чувствовать” людей, подмечать какие-то изменения в настроении, синхронизироваться для решения вопросов и подстраиваться под часовые пояса друг друга. Чтобы руководить командой на удаленке требуются совсем иные подходы и качества. Какие? Об этом нам расскажет руководитель проектного отдела Fusion Tech. Он сам и вся команда ПМов находятся на удаленке в разных уголках мира. Подготовили советы и рекомендации из первых уст.

1. Современные инструменты

В удаленном формате работы особенно остро чувствуется отсутствие прямого контакта между руководителем и членами команды. Дефицит живого общения восполняется переписками и видеозвонками. Деловые и дружеские связи мы налаживаем с помощью онлайн-инструментов и программ. Чтобы увидеть друг друга (хотя бы через экран) используются такие платформы как Zoom, Google Meet, Slack и их аналоги. Особое внимание среди них уделим мессенджеру Slack. Почему именно ему? Последний инструмент позволяет одновременно и устраивать видеозвонки, и вести деловую переписку. Неформальную, кстати, тоже. В Slack публикуются важные новости компании, информация о праздниках, событиях, поздравлениях, знакомства с новыми членами команды и много другой полезной информации. Это помогает почувствовать единение в коллективе, даже если вы находитесь за тысячи километров друг от друга.

С тех самых пор стабильной удаленки в постановке наших рабочих задач участвует и новый “игрок” – программа ClickUp. Полезный сервис для таск-менеджмента. Здесь можно составить список целей и задач, создать документы, настроить расписание и использовать ряд других необходимых для работы функций. Программа интуитивно понятна, легка в использовании и максимально полезна. Рекомендуем!

Какой можно сделать промежуточный вывод? Для эффективного процесса нужно уметь пользоваться инструментами и платформами для совместной работы, управления проектами и удаленной коммуникации. Иначе никак.

2. Взаимодействие с командой

Онлайн-инструменты и сервисы очень выручают, но не заменяют на сто процентов все возможности живого общения. Мозговой штурм в Google Meet больше похож на шахматную партию, где каждый поочередно высказывает свое мнение, а не экспрессивные обсуждения с жаркими спорами. Но даже в условиях удаленного формата у коллег должен оставаться эффект присутствия и сопричастности к команде. Как его добиться? Встречайтесь чаще! Хотя бы онлайн.

Мы ввели короткие ежедневные daily-митинги, на которых обсуждаем срочные вопросы и интересуемся делами друг друга. После обсуждения рабочих моментов плавно смещаем фокус на дружеские беседы – говорим о книгах, фильмах, путешествиях и других человеческих радостях. Так формируется привязанность, доверительная и легкая атмосфера. Более масштабные онлайн-встречи проводятся каждый понедельник, но об этом чуть позже. А пока резюмируем: человеческое взаимодействие – необходимый фактор для комфортной рабочей среды!

3. Атмосфера взаимопомощи

Объединить команду без взаимной поддержки не помогут даже частые встречи. Создайте душевную атмосферу в коллективе, где участники стремятся помогать друг другу. Регулярная поддержка между ними создает нужный уровень комфорта. И, что немаловажно, способствует мотивации. Поддерживайте мотивацию сотрудника через подробную и своевременную обратную связь, признание достижений и поощрение. Учитесь слушать и слышать, понимать других членов команды, вникать в их проблемы и переживания, искренне радоваться и хвалить за успехи, не делать большого акцента на неудачах. При этом не забывайте про конструктивную и здоровую критику, помогающую определить точки роста.

Старайтесь быть доступными и открытыми для обсуждения спорных моментов и вопросов со стороны участников команды. Чем быстрее решится проблемный вопрос, тем менее драматичными будут последствия. Инвестируйте время в создание здорового климата в коллективе, а также ресурсы в обучение и развитие сотрудников. Повышаются профессиональные навыки команды – возрастает продуктивность рабочего процесса.

4. Четкие цели и задачи

Эмпатия меркнет перед умением доносить свои мысли кратко, емко, а главное – доступно. Это плюсик для сотрудника и необходимость для руководителя. И в письменной, и в устной форме излагайте информацию прямо и недвусмысленно. У команды должно сложиться четкое понимание о цели работы и способах ее достижения. В удаленном формате это особенно ценно. Мы не видим мгновенную реакцию человека, понятна ли ему суть предстоящей задачи. Да, можно уточнить какие-то моменты в мессенджерах или по видеозвонку. Но зачем повторять дважды то, что можно сказать единожды, правда? Чем быстрее команда поймет задачу, тем быстрее к ней приступит и качественнее выполнит. Релиз замаячит на горизонте ярче – сто процентов.

5. Распределение задач

Каждый член команды должен иметь отчетливое представление о своих задачах и обязанностях. При распределении ролей соблюдайте баланс, учитывайте компетенции и сильные стороны каждого участника. Периодически запрашивайте обратную связь. Регулярные встречи, обновления статусов, обсуждение приоритетов и прогресса проектов помогают убедиться, что нагрузка равномерная и нет никаких перекосов. При необходимости перераспределите задачи между членами коллектива. У команды должно сложиться ясное понимание, кто за что отвечает, в каком объеме, и в какие сроки требуется достичь цели.

6. Контроль результатов

Удаленное управление требует более строгого контроля над временем. В нашем случае это особенно актуально. Как мы уже сказали, команда ПМов работает из нескольких уголков мира. У всех разные часовые пояса, поэтому необходимо учитывать различия в графиках работы и умело лавировать временем. Всем членам команды должно быть комфортно. И при этом не должен пострадать рабочий процесс. Как этого добиться? Устанавливайте регулярные проверки прогресса. Про daily-митинги мы уже рассказывали чуть выше. Мини-встречи мы проводим ежедневно, а более масштабные – каждый понедельник. Согласны, понедельник – день тяжелый, но и самый продуктивный. На большой онлайн-встрече менеджеры дают краткий отчет о своих проектах и информацию о загрузке. Все встречи согласуются заранее и обязательно заносятся в календарь с напоминанием. Без предварительного фидбэка сложно сказать, насколько хорошо продвигается работа.

И последнее – будьте гибче. Быстро реагируйте на изменяющиеся условия, адаптируйтесь под нестандартные ситуации. Выстраивайте процесс работы так, чтобы разница между живой коммуникацией и общением по сети не была ощутима. Как минимум не отразилась на постановке и выполнении задач. Берите на вооружение наши рекомендации, вырабатывайте собственные и все получится!