Добро пожаловать на борт или онбординг офисных и удаленных сотрудников

Года три назад, в "смутные" пандемические времена, мы рассказывали про онбординг удаленных сотрудников, но на смену пандемии пришел гибридный режим работы, поэтому многое в наших процессах изменилось. Самое время рассказть, что именно.

Любой рекрутер подтвердит, что поиск сотрудника — сложный и трудоемкий процесс (об этом мы подробно рассказали в этой статье). И как обидно, когда новый коллега внезапно решает покинуть компанию в первые месяцы работы. Неизбежно возникают вопросы: что делать и кто виноват? Нашел себя в другой сфере, переманили конкуренты или не смог освоиться на новом месте? И если на первые два фактора мы можем влиять только косвенно, то момент адаптации на новом месте — вполне регулируемый процесс. Как отладить его и не прощаться с новыми коллегами в первые дни и месяцы их работы? Раскроем секреты онбординга в нашей компании на примере адаптации офисных и удаленных сотрудников.

“Онбординг — это погружение нового сотрудника в экосистему компании и коллектива, первичное знакомство с внутренними процессами.

Сразу скажем, что путь адаптации непрост и новому сотруднику не обойтись без помощи. Даже самые активные и коммуникабельные порой теряются в незнакомой обстановке. Столько лиц, столько имен, столько новых обязанностей и задач — голова идет кругом. Чего уж говорить о тех, кого изначально причисляют к интровертам. Кто же поможет новичку плавно приступить к своим обязанностям и освоиться в компании?

Кто участвует в процессе онбординга?

1. Эйчар-команда

Первым делом на помощь новичку приходит… Нет, не супергерой, а суперэйчар, который и офис покажет, и о компании расскажет, и выслушает, если того потребует ситуация. Эйчар — это лицо фирмы, первый человек, с которым знакомится новичок после рекрутера и руководителя. Именно он согласует с сотрудником день и время выхода, встречает с улыбкой у порога и отвечает за его адаптацию и лояльность на протяжении всего периода работы в компании.

2. Руководитель

Хоть мы и начали с эйчара, первую скрипку в онбординге нового сотрудника играет, конечно, руководитель отдела. Он задает рабочий вектор и знакомит новичка с обязанностями. Мы стараемся делать этот процесс максимально плавным, дозированным и структурированным — без фанатизма. Не пугаем новичка ворохом обязанностей, а даем время освоиться.

3. Коллеги

Вслед за руководителем и эйчаром за онбординг новичка отвечает коллектив. Поддержка команды, стремление помочь и ответить на сложные вопросы — бесценны. Через решение рабочих задач и неформальное общение новый сотрудник быстрее адаптируется и чувствует свою сопричастность к коллективу. От того, насколько здоровая атмосфера царит вокруг, зависит срок пребывания новичка в компании, да и старожила тоже. Никому не хочется работать в токсичной обстановке, не так ли?

Что влияет на процесс онбординга?

Роли распределены, осталось узнать, все ли зависит от взаимодействия с коллективом или есть и другие факторы, позволяющие быстрее адаптироваться?

Вовлеченность нового сотрудника. Ни один руководитель, эйчар или команда не в силах повлиять на новичка, если он сам не стремится вовлечься в процесс. Как ни крути, онбординг — взаимное погружение, и если у сотрудника изначально нет желания влиться, адаптировать его будет очень сложно.

Снятие вопросов. Чтобы заинтересованность остаться в компании появилась быстрее, у нового сотрудника не должно остаться вопросов, к кому стоит обращаться с той или иной задачей: где попить кофе или распечатать документ. У нас в компании на все эти вопросы отвечает гайдбук — путеводитель по офису и всем рабочим и бытовым вопросам в компании. Если у вас его нет, давайте на примере первого рабочего дня определим, в какие нюансы стоит посвятить нового коллегу, чтобы в дальнейшем он испытывал меньше стресса.

Первый рабочий день

Мы подготовили небольшой чек-лист, который пригодится для встречи новичка:

• встречаем и сразу проводим экскурсию по офису;
• знакомим с коллегами;
• знакомим с рабочим местом;
• выдаем технику;
• предоставляем доступы к рабочим аккаунтам;
• посвящаем в корпоративные регламенты;
• проводим официальное оформление;
• дарим фирменный мерч.

Этот же чек-лист актуален и для удаленных сотрудников, кроме физической экскурсии по офису. О нюансах работы с ними расскажем чуть ниже. А пока рассмотрим подробнее каждый пункт.

Экскурсия. Мы всегда начинаем с приятного процесса, который помогает освоиться и привыкнуть к новому месту — с экскурсии по офису! Рассказываем и показываем новичку, где можно найти батарейки/принтер и прочие офисные принадлежности, где попить кофе или отдохнуть во время перерыва. Обо всем, что связано с работой и перерывом на отдых.

Знакомство с коллегами. Во время экскурсии мы попутно знакомим новых ребят с коллегами из разных отделов — совмещаем приятное с полезным. Для закрепляющего эффекта (для тех, кто пропустил очное знакомство) размещаем специальный пост в корпоративном мессенджере с фотографией новичка и кратким рассказом о себе — своих увлечениях, ожиданиях и мечтах.

Рабочее место. Все же помнят, что работа — наш второй дом. И как в любом доме у каждого обитателя должна быть своя комната. Любовь современных компаний к опенспейсам не дает размахнуться на отдельные кабинеты для каждого — нам очень нравится находиться рядом, да и рабочий процесс строится эффективнее, поскольку каждый может спокойно обсудить возникший вопрос с коллегой, не покидая рабочего места. Но обозначить стол, стул и прочие офисные принадлежности определенно нужно. Новый сотрудник должен понимать, где он будет сидеть, кто будет находиться рядом, куда можно положить свои вещи. Так ему будет проще осознать свою сопричастность к компании — у него есть свое место, значит, он здесь свой и часть целого.

Техника. Где рабочее место, там и корпоративная техника, которую мы выдаем и знакомим с ней. Пользовался ли сотрудник подобной техникой ранее, мы выясняем обычно на берегу и даем устную консультацию, дополненную письменной инструкцией. Не забывайте, что еще обязательно нужно заранее проверять технику на исправность и “чистоту”, чтобы не тратить время на возможные неполадки, а посвятить его новичку.

Рабочие аккаунты. На этом этапе у нас обычно происходит выдача корпоративной почты и регистрация во всех корпоративных профилях.

Регламенты. Доступы получены — пора погружаться в экосистему компании, с этим нам помогут внутренние регламенты. В них содержится вся информация о структуре компании: дата основания, цели, ценности, миссия, корпоративная культура, организационная структура, информация о том, к кому следует обратиться по тому или иному вопросу. Сведения о больничных и отпусках (правилах их предоставления), о фирменном стиле компании (который у нас отдельно вынесен еще и в брендбук) тоже можно найти здесь. Мы отводим время на ознакомление со всем этим, чтобы новый коллега смог вникнуть в содержимое, а после подкрепляем прочитанное устным рассказом.

Официальное оформление. Об основной документации тоже не забываем! Трудовой договор, соглашение о неразглашении информации и документы, связанные с техникой безопасности, а также на выдачу техники — все это подписываем день в день. Не нарушаем законодательство и даем сотруднику уверенность, что в делах компании нет подводных камней, напротив, все максимально прозрачно.

Мерч. Начало и финал онбординга должны быть одинаково приятными и располагающими. Поэтому после всей рутины Fusion Tech приветствует новичков фирменными блокнотами, ручками, открытками и сладкими бонусами. А уже по истечении испытательного срока сотрудники получают именные кружки, фирменные майки-поло и худи.

Когда и как собирать обратную связь?

Все ознакомительные этапы пройдены — что дальше? Теперь нужно узнать, насколько гладко проходит адаптация нового сотрудника: что нравится, что смущает, как это исправить, и чем мы можем помочь, то есть собрать обратную связь.

Мы вывели следующую периодичность сбора мнений и предложений от новых сотрудников:

• на следующий день после официального оформления;
• через три дня;
• через две недели;
• через месяц;
• через три месяца.

Это оптимальные временные отрезки, чтобы понять, насколько новому коллеге комфортно в компании, и когда стоит бить тревогу. Пройдемся по каждому этапу.

На следующий день после выхода сотрудника эйчар интересуется у новичка, как прошел первый рабочий день, остались ли вопросы, изучил ли он регламенты, получил ли все необходимое для работы. Если есть неучтенные моменты — оперативно их закрываем.

Как это часто бывает, по прошествии первого дня новый сотрудник находится в промежуточном состоянии между эйфорией и стрессом, ему сложно трезво оценить ситуацию. Возвращаемся к нему через три дня и уточняем еще раз, как продвигается работа в компании, требуются ли пояснения или помощь.

Повторная обратная связь собирается через две недели, через месяц и три месяца с момента трудоустройства, когда новичок стал уже полноценным сотрудником и членом коллектива. Ему уже проще обозначить конкретные плюсы и минусы пребывания в компании. Хотя о каких минусах мы говорим?

Участвуют в сборе обратной связи на протяжении всех этапов руководитель отдела, к которому относится сотрудник, а также других отделов, с которыми он взаимодействует, и эйчар. В каком формате мы получаем информацию?

• В форме опросника для сотрудника.
• В форме таблицы сбора обратной связи для руководителей.
• В форме личной беседы.

Чем отличается онбординг для удаленных сотрудников?

К сожалению, здесь мы ограничены цифровыми инструментами, так как все общение сводится к перепискам и видеозвонкам. Для этих целей мы используем Slack и Google Meet. Онлайн-онбординг имеет свои нюансы:

• экскурсия по офису для удаленного сотрудника проводится, если у него есть возможность приехать к нам в гости;
• знакомство с коллегами проходит в форме поста-знакомства в корпоративном мессенджере и в Google Meet;
• необходимость в подготовке рабочего места отпадает;
• при этом мы также настраиваем технику (если удобнее работать на корпоративной, мы пересылаем ее сервисами доставки по месту проживания сотрудника) и, само собой, предоставляем доступы к рабочим аккаунтам, знакомим с регламентами и параллельно работаем над официальным оформлением;
• сервисами доставки отправляется и фирменный мерч — никто не остается без подарка, наше тепло можно ощутить даже на расстоянии.

Как с офисных сотрудников, так и с удаленщиков мы собираем обратную связь, чтобы понимать, как они чувствуют себя в новой компании.

Кто же адаптируется быстрее? Удаленщики или офисные сотрудники? Однозначно ответить нельзя, все зависит от человека и формата работы, который он считает для себя наиболее комфортным. Но каким бы ни был выбранный формат, мы стараемся уделять внимание и помогать абсолютно всем нашим коллегам.

Если хочешь стать нашим коллегой или просто следить за новостями компании - ссылка на ТГ-канал.